代表的なSaaS管理ツールをご紹介｜SaaS管理ツールを活用するメリットや選ぶポイントも解説します

SaaS管理ツールをご存知でしょうか。多くの企業ではクラウドサービスとして提供される「SaaS」を活用しています。
しかし、活用するSaaSは増えれば増えるほど、その管理や取扱いに少なからず弊害が生じているのが現状です。

SaaS管理ツールは複数のSaaSを一元管理する役割を担っており、企業が抱える様々な課題の解決が期待されています。

この記事では、複数SaaSの活用で生じる課題を解決すべく、代表的なSaaS管理ツールや活用のメリット・ポイントを解説します。

複数のSaaSを導入している企業は多い

SaaSとは「Software as a Service」の略語であり、直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」となります。

※SaaSについてはコチラのコラムをご参照ください。

従来ソフトウェアはライセンスを購入し、使用するパソコンにインストールするのがスタンダードでした。
しかし、企業で使用する数十台、数百台のパソコンにインストールする作業は非効率であり多大なコストもかかります。

SaaSはクラウドサービスとして提供されるソフトウェアであり、パソコンへのインストールを必要としません。

つまり、個々のPC環境に左右されることなく安定的で利便性が高いことから、多くの企業で複数のSaaSが導入されています。

複数のSaaS導入による弊害

今やSaaSは複数導入することがスタンダードですが、必ずしもメリットばかりではありません。

ここでは複数のSaaSを導入することで生じる弊害を紹介します。自社の直面する課題と照らし合わせてみましょう。

IDやパスワードが複数必要になる

SaaSを活用するにはIDやパスワードが利用するSaaSの数だけ必要です。企業では複数のSaaSを利用しています。
複数のSaaSを利用するには、その数だけIDやパスワードを管理しなければなりません。

つまり、各企業におけるIT関連部門の担当者は、相当数のIDやパスワードを管理することとなります。

業務の効率化やセキュリティ面を考慮してSaaSを導入したにも関わらず、事務煩瑣となることも少なくありません。
また、複数のSaaSを活用している場合、アカウントの管理が不十分だと使用していないSaaSを保持していることもあります。

かえって作業効率が悪くなる場合もある

SaaSを活用することで業務の効率はアップしますが、同時に複数のSaaSを利用するのが一般的です。

複数のSaaSを1度に利用する場合、その都度IDやパスワードを入力しなくてはならず、とても面倒な作業が加わります。

その結果、かえって作業効率が悪くなる場合もあり、SaaS導入のメリットが実感できないことも少なくありません。

代表的なSaaS管理ツール

一口にSaaS管理ツールといっても様々な機能・種類のものがリリースされています。自社の課題にマッチしたものを選ぶことが大切です。

ここでは代表的なSaaS管理ツールを紹介します。それぞれの特性を把握してツール選びの参考としましょう。

ワスレナイ

▽画像出典元：「ワスレナイ」公式HP

ワスレナイはSaaSやハードウェアといった企業が使用するツールのアカウントや利用状況を可視化し、一元管理を実現するSaaS管理ツールです。特徴は次のとおりとなります。

• 導入から運用まで、基本機能はすべて無料で提供されている
• SaaSごとのアカウント作成や削除を自動で行える
• プライベートアカウントと紐づけされているシャドーIDの検知も可能

連携可能なSaaSも140件以上※に上り、サービスリリースから約半年で10万ユーザーを突破しています。
※2024/5月時点

SaaS利用数増加に伴う情シスの業務負荷軽減はもちろんセキュリティー強化にも力を入れているため、安心して使い始めることができるでしょう。

ジョーシス

▽画像出典元：「ジョーシス」公式HP

「ジョーシス」は社員一人ひとりのSaaSの利用状況が確認できるSaaS管理ツールです。特徴は次のとおりとなります。

• 社員一人ひとりのSaaSの利用状況が把握できる
• APIとの連携が可能である
• デバイスを導入した時点でサポートが開始される

ジョーシスは取扱い方法が非常にシンプルであることから、SaaS初心者にも使いこなせる点も大きなメリットです。

また、API連携によりアカウントの取消し漏れなども通知してくれるので、コスト管理やセキュリティ対策にも効果を発揮します。
そのため、業種業態を問わず大企業から中小企業まで、幅広く活用されているのがジョーシスの特徴です。

マネーフォワード Admina

▽画像出典元：「マネーフォワード Admina」公式HP

「マネーフォワード Admina」は100以上のSaaSとの連携が可能なSaaS管理ツールです。特徴は次のとおりとなります。

• オールマイティな活用に必要な機能を装備している
• セキュリティリスクを見つけ出すと通知する
• 100以上のSaaSと連携可能である

活用するSaaSが増えれば管理にかかる手間が大きくなりますが、マネーフォワードIT管理クラウドではその心配はありません。 SaaS管理に必要な基本機能は全て網羅されており、100以上のSaaSと連携可能であることからオールマイティに活用できます。

Bundle

▽画像出典元：「Bundle」公式HP

「Bundle」はSaaS運用にかかる手続きを自動化するSaaS管理ツールです。特徴は次のとおりとなります。

• アカウントを自動生成することができる
• 未知のユーザーを自動検知し通知してくれる
• ユーザー管理を自動で行うことが可能である

社員規模の大きい企業の場合、人事異動のたびに面倒なアカウント管理が必要となります。 
Bundleはアカウントを自動生成しユーザー管理も自動で行うことから、煩わしい管理・運営業務を行う必要がありません。

また、Bundleに登録されていないユーザーを検知する機能も備えていることからセキュリティ面にも優れています。

デクセコ

▽画像出典元：「デクセコ」公式HP

「デクセコ」は社内ツールの把握から始めるSaaS管理ツールです。特徴は次のとおりとなります。

• GoogleChrome拡張機能で従業員が利用しているツールの情報を収集できる
• 社内で利用中のSaaSについて契約情報とアカウント情報を一元管理し、可視化する
• シャドーITの可能性があるSaaSを抽出できる

デクセコはSaaSのライフサイクルに着目し、社内のSaaS利用状況を一元管理します。
管理しきれていないツールを把握することにより、事前にセキュリティリスクの排除およびコストカットが可能となります。

利用頻度の収集にはGoogleChrome拡張機能を使用しているため、手軽に導入できる利点があります。

SaaS管理ツールを活用するメリット

今や多くの企業で複数のSaaSを活用していますが、管理する側・活用する側の両方に様々な課題が生じています。

SaaS管理ツールは複数のSaaSを一元管理するツールであり、企業が抱えるSaaS管理に関する課題解決が期待できます。
SaaS管理ツールを活用することで期待できるメリットは以下のとおりです。

• 複数アカウントの一元管理による業務効率化
• セキュリティ対策の徹底
• 無駄なアカウントの削除などコスト面の抑制

なお、SaaS管理ツールには様々な機能が搭載されており、活用状況やPC環境などによって選択することが重要です。

SaaS管理ツールを選ぶポイント

SaaS管理ツールには様々な種類があり、その機能も多岐にわたることから適切なSaaS管理ツールを選ぶことが重要です。

ここではSaaS管理ツールを選ぶポイントを解説します。
しっかりと理解して、ニーズに合ったSaaS管理ツールを選びましょう。

ツールを導入する目的

SaaS管理ツールを導入する際には、目的を明確にしましょう。SaaS管理ツールは単にアカウントを管理するものではありません。

コスト削減を実現するものや新規アカウントを自動生成するものなど、その機能は多種多様です。
したがって、自社におけるSaaS活用時の課題を洗い出して、何を改善もしくは目的としたいのかを明らかにしておきましょう。

その上で、自社の課題解決もしくは目的達成できる特性をもったSaaS管理ツールを選ぶのがコツです。

管理できるSaaSの範囲

複数のSaaSを効率的に活用するには、SaaS管理ツールのAPI連携をもってアカウントを一元管理することが必須です。

しかし、対象となるSaaSがSaaS管理ツールの対象範囲に該当していない場合、一元管理することはできません。
SaaS管理ツールを選ぶ際には、管理したいSaaSが対象範囲内であるか否かをしっかりと確認しておくことが大切です。

コスト管理のしやすさ

アカウントの一元管理のみならずコスト管理を行いたい場合には、コスト管理機能の有無を確認しておきましょう。

複数のSaaSを活用する場合にアカウントの管理がずさんだと、使用していないSaaSを放置することにもなりかねません。

SaaS管理ツールの中には、コスト削減機能に優れたツールも数多くリリースされています。
コスト削減にも重点を置くなら、シンプルでコスト管理機能を搭載したSaaS管理ツールを選びましょう。

SaaS管理ツールの問題点 

SaaS管理ツールは複数のSaaSの運用管理を行う上で、非常にメリットのあるツールです。

しかし問題点が全くないわけではありません。 ここではSaaS管理ツールの問題点を解説します。
事前に問題点を把握しておき、導入時には対策を検討しておきましょう。

ツールによって機能が異なる

SaaS管理ツールの目的は複数のSaaSを効率的に運用管理することです。しかし、ツールによって機能・特性は異なります。

• コスト削減が得意なもの
• 新たなアカウントを自動生成するもの
• セキュリティに特化したもの　　　　など様々です。

とりわけ、SaaS管理ツールの運用管理に慣れていないと、可能な限り多機能なものを選ぶ傾向が強くなります。
多機能なSaaSは便利である反面、使いこなすには「慣れ」が必要であったりコストが高額になることも少なくありません。

ツールによって機能・特性が異なることを踏まえ、どういった機能が必要であるのかを洗い出すことが重要だといえます。

自社に最適なツールを選ぶのは難しい

自社に最適なツールを選ぶには目的にマッチした機能を選ぶだけでなく、費用対効果も考えなくてはなりません。
また、運用後のメンテナンスやセキュリティの問題も検討し、何よりSaaSツールの機能を十二分に使いこなせるのか否かも課題です。

そのため、SaaSの管理運用に対する知識や経験が浅いと、自社に最適なツールを選ぶのは難しいといえます。
この場合、自社に最適なツールを選ぶにはSaaS管理ツールに詳しい第3社などにアドバイスを求めることも検討しましょう。

SaaS管理にはSaaS連携アプリもおすすめ

SaaSを管理する上でSaaS管理ツールは便利ですが「敷居が高い」「使いこなせる自信がない」と考える人も少なくありません。

また、SaaSのアカウント管理よりも、SaaS間のデータ連携を目的とするならSaaS管理ツール以外の選択肢も考えられます。

そこでおすすめなのが、SaaS間の様々なデータを連携させることに特化したSaaS連携アプリです。 なお、SaaS連携アプリの機能は以下のとおりとなります。

部署間でのデータ連携 業務間でのデータ連携 各種データの統合 マスタデータのチェック機能 SaaS管理ツールよりもリーズナブルに利用することが可能であり、機能も絞り込まれているので初心者にも扱いやすいのが特徴です。

SaaS連携アプリを活用するメリット

SaaS連携アプリは使い勝手が良く、コスト面においてもリーズナブルであることからニーズが高まっているのが現状です。
場合によってはSaaS管理ツールよりも、SaaS連携アプリの方が企業のニーズにマッチすることも十分にあり得ます。

ここではSaaS連携アプリを活用するメリットを紹介します。SaaS連携アプリのメリットを正しく理解しましょう。

専門知識がなくても利用できる

SaaS連携アプリのメリットは専門知識がなくても利用できる点です。基本的にはアプリをダウンロードすれば準備は完了します。

また、SaaS連携アプリは「機能」も必要最低限に絞り込まれていることから、誰でも簡単に操作することが可能です。
専門知識が必要であることからSaaS管理ツールの導入を躊躇していた人もアプリであればすんなり導入できるでしょう。

作業が自動化できる

SaaS連携アプリを用いることで、データ連携作業が自動化できる点もSaaS連携アプリのメリットです。

部署間もしくは業種間でデータ移行する場合、手動だとヒューマンエラーが発生する可能性が少なからずあります。
SaaS連携アプリを利用することで作業が自動化できるだけでなく、ヒューマンエラーを防げるのは大きなメリットです。

SaaSは連携開発をすることで効果を発揮する

業務効率化を目的として、業務・部署別に複数のSaaSを導入する企業が増えています。
しかし、それぞれのSaaS単体では、その効果を最大限に発揮することはできません。
SaaSは連携開発することで、よりその効果を発揮するのです。

SaaSに関する多くの悩み

SaaSは手軽に導入でき、業務効率化や働き方改革などへの効果が期待できます。

しかし一方で、SaaS導入によって業務間の連携・部署間の連携・データの統合・マスタのチェック等が滞り、かえって業務量が増えてしまうという課題も発生しています。 ・

SaaSを導入したいけれど、「どの課題」に「どのツール」が最適かわからない ・SaaSを導入したものの、複数利用の影響で連携や効果的な運用ができていない ・SaaSを導入したものの、かえって業務量が増えてしまっている このような悩みをお持ちの方は弊社にお任せください。

API連携を効果的に活用しよう

APIは既存のアプリケーションやソフトウェアを自動連携するプラットフォームとして注目を集めており、多くの企業で導入されています。

API連携を活用し、アプリケーションやソフトウェア間で様々なデータを共有することが可能です。

その結果、業務の効率化やコスト削減などのメリットが享受できますが、APIに対する知識や経験が不足していると上手くいきません。

APIを効果的に活用するには知識や経験を重ねることは当然として、第3者からのアドバイスやレクチャーも有効です。

SaaSは連携開発をすることで効果を発揮する

業務効率化を目的として、業務・部署別に複数のSaaSを導入する企業が増えています。

しかし、それぞれのSaaS単体では、その効果を最大限に発揮することはできません。 SaaSは連携開発することで、よりその効果を発揮するのです。

SaaSに関する多くの悩み

SaaSは手軽に導入でき、業務効率化や働き方改革などへの効果が期待できます。

しかし一方で、SaaS導入によって業務間の連携・部署間の連携・データの統合・マスタのチェック等が滞り、かえって業務量が増えてしまうという課題も発生しています。

• SaaSを導入したいけれど、「どの課題」に「どのツール」が最適かわからない
• SaaSを導入したものの、複数利用の影響で連携や効果的な運用ができていない
• SaaSを導入したものの、かえって業務量が増えてしまっている

このような悩みをお持ちの方は弊社にお任せください。

SaaS導入にお困りの方へ

SaaSの効果を最大化するためには、既存の業務プロセスの見直しや、最適な業務のあり方の再構築が必要です。

しかし、「課題をどのように見直すべきか」「何が解決すべき課題か」を明確にすること自体、困難に感じる企業も少なくありません。

そのような企業課題を解決するために、弊社はSaaSのメリットを最大限活用した導入支援を行っています。

SaaS連携開発やAPI開発支援でお困りの方へ

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