2023年11月13日

なぜデータ連携か？SaaS×オンプレミスで切り拓くデータ活用の新時代

現在、業務効率化やクラウド利用など、ITを活用することが話題の中心となっています。
すでにデータ活用を推進している企業では、データを収集し、分析し、経営判断などの意思決定に有効活用できている事例も多く聞かれます。データをビジネスに有効活用する方法やツールについて理解し、自社で保有するデータを知り、さまざまな方法で活用することが非常に重要になっています。

ここでは、データ活用の方法のうち、オンプレミスで運用している自社のデータと外部サービス（SaaS：Software as a Service）を連携し、データ連携によってデータの価値を高める方法をご紹介します。

SaaS×オンプレミスで切り拓くデータ活用の新時代

▶SaaSについてはこちらのコラムをご覧ください。

1 自社のデータ資産の活用
- 1.1 データ活用の例
- 1.2 自社データの活用
2 CSV連携の課題
3 データ連携の自動化
- 3.1 システム間のデータ連携
- 3.2 データ連携の具体例
4 おわりに

自社のデータ資産の活用

データ活用の例

データ活用にはさまざまな例があります。会計データを分析して売上の予測や、契約書を紙に印刷し押印するのではなく電子署名に切り替える取り組みなども盛んです。

異なるシステム間でも、例えば人事労務系のSaaSプラットフォームから取得した社員のマスタを自社のデータと組み合わせて活用することができます。

このような活用方法では、社員の情報を一元管理し、入社や採用など組織全体の業務効率や生産性を向上させることができます。
また多くのSaaSプラットフォームでは、利用者がカスタムして利用できる仕組みが用意されており、自社のデータをSaaSプラットフォームに集約することで、さらなる効率化に繋げることができます。

SaaSにデータを蓄積しプラットフォームや連携機能を活用することで、勤怠管理や給与計算、人事評価など今までそれぞれにデータやシステムが分割していた業務を統合することができます。そうすることで、人事労務の担当者だけでなく、従業員一人ひとりの働きやすさにつながるという多くのメリットが生まれるのです。

自社データの活用

先の例では、自社の社員データを活用する例を示しましたが、すでに自社で社員マスタを管理して、給与計算も専用のソフトウェアを用いて業務を行っているというケースでは、どうするべきでしょうか。

データがExcelやGoogleスプレッドシート、社内のデータベースなど、どこにあったとしても、一番最初に、一番有効にデータ活用できる方法はCSV連携です。

ほとんどのSaaSで、データを移行する手段が用意されており、その中で多く採用されているのがCSVファイルを通してのデータ連携であるためです。

まずはデータをCSVファイルとして取り出しましょう。Excelであれば保存時の形式でCSVファイルが選択できます。
Googleスプレッドシートもダウンロード時の形式にcsv形式があります。
データベースの場合、データベースの接続ソフトのエクスポートのメニューで保存できることが多いです。社内にデータ管理者がいる場合にはCSV形式を要求すれば準備してもらえるでしょう。

ここで準備したCSVファイルを自社の課題を解決できるSaaSに連携することで、自社のデータ活用が開始できる状態になりました。連携の前に、以下のCSV連携の課題については一読し、トラブルのない運用を基にした効率化を行いましょう。

CSV連携の課題

扱うCSVファイルに対するルール

CSVファイルは比較的簡単に準備が可能であることはお伝えできたと思います。ただし、自社の大切なデータなので、CSVファイルの取り扱いには十分に注意しましょう。

昨今でもUSBメモリに格納したデータを紛失・流出した例も耳にします。また、ランサムウェアなど、日々の業務においてもセキュリティリスクは日々高まっており、PCに重要なファイルを保管したまま放置することが、すでに危険な状態であるということは常に意識することが大切です。

特に個人情報やそれに類する機密事項などが入ったファイルは、紛失や流出などに備えて誰が取り扱うか、取り扱いの経路や保管場所が適切であるかを十分に確認してください。そう言った自社でのルールがない場合には、まず自社でのルール策定（利用後のファイルはPCから削除、私用デバイスの持ち込み禁止、会社管理のUSBのみを利用、個人のアカウントの利用を禁止する、など）を行なうことをお勧めします。

データの管理

データ連携の際、CSVファイルが最新の状態であるか注意してください。

せっかくのデータが古いまま運用してしまっては、せっかくSaaSに連携したデータを手で修正しなければならない、などの手間が増えてしまいます。そうしてSaaS側で修正したデータは自社で持っているデータとも内容が異なります。その状態でさらに自社で管理しているデータを他の誰かが更新していたなど、データにまつわるどれが最新なのかわからない悲劇というのはよくあります。

データベースでデータ管理を行なっている場合は、自社の業務やシステムの確認も行いましょう。当日作業したデータが、更新指示をした直後ではなく数時間後に反映されることや、翌日に反映される夜間バッチなどの仕組みの有無など注意するべきことがある場合が多いです。

データ活用が特定の社員のみで行われている場合にも注意が必要です。Excelマクロが得意な社員が率先してデータ活用を行うケースは、最初の取り組みとしては良いです。しかし、長期的になると属人化や、のちの引き継ぎの際にその社員でなければ業務が回らないという問題につながることがあります。業務のマニュアル化や教育も定期的に行うことが必要です。

連携先の形式

データ連携先の形式にはさまざまな要素があります。CSVファイル以外にもExcelファイルがそのまま利用できる場合や、公開APIを利用したAPI連携も一般的です。

CSVファイルの場合であっても、文字コードやヘッダ、ダブルクォーテーションの扱いなどが重要です。また、連携先に合わせてデータを加工する必要がある場合も非常に多いです。その場合はExcelを使う場合が多いと思います。

CSVファイルをExcelで読み込む際によく起きるのが、「01」などの文字列が「1」に自動で変換される、日付の形式が変わる、「=」が数式に変換されるなどのトラブルです。Excelでそのまま開くのではなく、データのメニューから取り込むことでそういったミスを減らせる場合があります。

連携先のファイル形式を事前に確認してからCSV連携のファイルを準備することでトラブルが減らせられる場合もあります。SaaSで取り込み可能な形式ではないというエラーが起きないように、注意して加工することが必要です。

データ連携の自動化

システム間のデータ連携

CSV連携を発展させると、複数のシステム間でデータ連携し、業務をより効率化することに繋げることができます。

まず、システム間でデータ連携させるためには、自社で持っているデータを理解し、データ中心となる業務を設計することが重要です。

多くの企業で、人事や会計、営業活動といったデータ、販売管理、在庫管理など日々の業務活動を行う中で多くのデータが蓄積されます。自社のデータが十分活用できていないというような課題感がある場合、システム間のデータ連携を検討するべきタイミングです。

一方で、システム間のデータ連携は、導入にハードルが多く現状も取り組めていない、ということもあると思います。なので、まずはCSV連携から始めて業務の効率化やデータの統合、さらには業務の統合と徐々に範囲を広げていくことは現実的な解決策につながります。

システム間でデータ連携を行うことで、業務の無駄がなくなるだけではなく、情報をリアルタイムに把握ができるようになったり、情報が可視化されることで経営判断に役立てられるというメリットが得られるようになります。

データ連携の具体例

システム間でデータをやり取りすることでさらに効率的なデータ連携を実現できます。

CSVファイルの取得・加工をし、そのファイルをSaaSに連携するという連携を自動化する例にとって説明します。

SaaS側のデータを常に最新の状態に保ち、SaaSのデータをさらに活用し業務の効率化が可能になります。

また、SaaS側のデータを常に最新の状態に保ちながら、そのデータを自社の業務システムで利用するという連携を行うことで、利用者の管理を効率化することなどに繋げることができます。

このようなシステム間の連携を行うには、自社で開発を行ったり、製品導入のコンサルティングを利用できます。データ連携に特化したサービスもあるので、自社に合う手法やサービスを検討・選択することが大事です。

おわりに

私たちが提供する連携製品は、なぜデータ連携がビジネスに不可欠かという根本的な問いから生まれました。
SaaSとオンプレ・もしくはSaaS間連携の課題を自動化技術で解決し、データの価値を最大化することで、企業の成長と革新をもたらします。
連携がまだという方は、まずはcsv等を使った手動連携から試してみましょう。

自動連携を使ったデータ活用をしてみたい方は、是非ストラテジットにご相談ください。