freee会計内で承認された書類をクラウドサインに自動連携する「freee to CloudSign」で法務のDX化を加速

株式会社radiko
(左から) 業務管理室　奥山桃子様

2017年5月に株式会社radikoに入社。管理部門である業務管理室に所属し、これまで経理・総務・労務・法務を横断的に担当。少人数での組織運営を行う為、freeeの導入など業務のDX化を推進。

業務管理室チームリーダー　小宮山将太様

2021年9月に株式会社radikoに入社。管理部門である業務管理室に所属し、上場企業に遜色ない管理体制を構築する中で、主に経理を担当。

契約書の自動連携と可視化で、
契約書管理にかかる時間と手間を削減

ラジオが聴ける無料のサービス「radiko(ラジコ)」を運営する「株式会社radiko」。法務DX化の一環として、弊社の連携アプリストア SaaStainerで提供する『freee to CloudSign』をご利用いただいております。『freee to CloudSign』導入に至った背景や、改善された課題などをお伺いしました。

担当者についての紹介をお願いします。

・奥山様
バックオフィス全般を担う業務管理室に所属しています。
2017年5月に入社し、入社時は人数も少なかったことから経理・人事・法務・総務全般を担当していましたが、現在は主に法務を担当しています。

・小宮山様
奥山さんと同じ業務管理室に所属しており、中でも経理寄りの業務を行っています。
2021年9月に入社し、経理業務の効率化や改善に携わっています。

導入以前に抱えていた課題を教えてください。

経理のDX化を目的として2020年からfreeeを導入していましたが、当時 法務はDX化がまだ進んでいませんでした。

法務の周辺業務は紙の書類が多く、下記の課題がありました。

• 社内のリソースも足りないため、書類整理に時間を割いていました。
• 契約書も含めた様々な書類が紙で管理されていたので、出社していた頃は書類の確認が必要になった際に担当がキャビネットから紙の書類を探す必要がありました。

法務DX化に向け、まずは契約書はキャビネットに時系列で保管されているものを取引先ごとに整理するところから着手しました。
そんな中、コロナ禍で出社が制限されたことをきっかけに、DX化に本腰をいれることになりました。

当社サービスに興味を持ったきっかけ、導入を決めたポイントを教えてください。

前述した通りコロナ禍をきっかけとしてDX化を進めることになりました。
4-5人のプロジェクトチームを立ち上げ、
「どれくらいの工数が削減できるのか」、
「全社的に使いやすいシステムは何か」等を検討しました。

そして、電子帳簿保存法対応も視野に入れ、契約書の電子化としてまずはクラウドサインの導入を決めました。

また、チームメンバーの中にデータ連携に関して知見がある者がおり、クラウドサインとfreeeがAPI連携ができるかもしれないということで、連携ができないか調査することになりました。
『freee to CloudSign』にたどり着き、ヘルプページを見ながら設定を進めたところ、Webhookなどわからない用語もありましたが手順通りに設定が完了しました。簡単すぎて不安だったくらいです（笑）。
問い合わせに対してのサポートもしっかり対応してもらえました。

導入による成果

『freee to CloudSign』によって対応時間の短縮を実現できました。
テレワーク規定が社内で定着化し、クラウドサインによる契約書締結も出社の必要がなく完結できています。
クラウドサインで共有設定をしておけば電子契約完了で担当者に通知が届きますし、進捗が見える化されているので安心しています。
紙の契約書を郵送していた頃は「今はどこにある？」などの問い合わせに一件ずつ対応しなければなりませんでしたが、それがなくなったので単純に“対応時間が短縮”されましたね。

ユースケース

①各従業員がfreee会計の各種申請から申請を行う
②freee会計で上長が承認する
③全ての承認完了と同時に書類が『freee to CloudSign』でクラウドサインに自動連携
④クラウドサイン側に連携された書類を連携アカウントを持つ法務担当より署名権限者へ発信
⑤クラウドサイン側で署名権限者の承認後に契約先へ送付

導入後の担当者の感想や社内外の声など

freeeとクラウドサインの連携に関して、API連携を意識していない人の方が多いです。
この“意識しないうちに業務が終わっている”ことこそが成果だと思います。
全く違和感なく業務に馴染むことができました。

ただし、freeeを使用している全員で1つの連携設定をすれば良いと思っていましたが、一人一人で連携設定が必要なことが分かりました。何らかメンバー全員の設定ができる方法があれば良いですね。
とはいえ、当初の目的であった“書類の一元管理”が達成できたので満足しています。

導入後に気が付いた課題など

扱うシステムだけではなく、組織など会社の体制・骨組みを設計したうえで権限設定をしないと本当のDXにはならないと気が付きました。

クラウドサイン側のチーム単位の概念によるところなのですが、同一メールアドレスで複数のチームに所属する設定が出来ず、弊社の組織編成と一致する権限設定が難しかった為、クラウドサインにアクセスできる従業員を限定しています。
あるユーザーが所属しているチームや室の契約書のみの閲覧できるような設定だけでなく、他チームであっても必要に応じて閲覧できる等、柔軟な設定ができるようになると活用の幅が広がるのではないかと思います。また、クラウドサインでの検索性がまだ弱いので改善に期待しています。

『freee to CloudSign』に関して言えば、基本的な項目は連携できているので任意項目までマッピングできると使い勝手が良くなると思います。
freee申請No.とクラウドサインの管理番号を突合できる機能もあればいいですね。

企業としての今後の目標、取り組みなど

更なるDX化を見据えて、従業員の働きやすい環境を整えるのが業務管理室の課題だと思っています。
会社全体で契約にかかる時間が削減できたり、契約書がすぐに確認できることで次の判断を下しやすい状況にすることが重要だと感じます。
Googleドライブのようなクラウドでの文書管理も気になっています。

今後は、社内の人間が誰でも使えてシームレスに書類の管理ができる仕組み作りを目指していきたいです。書類の分類や権限管理も含めて更に整備していければと思います。

弊社は若い従業員も多く、柔軟な社風なので社内から様々な提案が上がってきます。
全てに対応できる訳ではありませんが、実はfreee会計の導入も若手の従業員が見付けてきてくれました。
基幹システムを作らないといけないような機能が予め用意されており、連携も豊富で自由度が高いところがfreeeの魅力だと実感しています。
良い製品を見つけるのも大変なので、『freee to CloudSign』を発見し、導入して良かったと思っています。